Privacy policy

Privacy Policy in English
Politique de Confidentialité en Français

Effective Date:  January 1, 2024

This Privacy Policy applies between you, the User and/or Learner of this site (www.avaans-learn.com), and Avaans Learn, the operator of this particular school site hosted via LearnWorlds. Avaans Learn is responsible for the collection, use, and protection of personal data submitted only on this domain. LearnWorlds acts as a hosting and processing platform and may host other school sites with separate data.

It explains how we collect, use, store, and protect your personal data in compliance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and other applicable data protection laws.

By using this Website, you accept the practices described in this Privacy Policy.

1. Definitions and Interpretation

In this Policy, the following terms have the meanings shown below:

• Account: Personal information and credentials used by Users to access content and communications systems on the Website.

• Content: Any text, graphics, images, audio, video, software, data compilations, or other information stored on the Website.

• Cookie: A small text file placed on your device when visiting the Website. Cookies are split into necessary cookies (required for website functionality) and analytics/marketing cookies (requiring consent).

• Data / Personal Data: Any information relating to an identifiable individual, including Account details, contact information, activity logs, and information submitted through our Services.

• Avaans Learn: Avaans Learn, 47 Boulevard des Courcelles, 75008 Paris.

• Service: Any online facilities, tools, or information made available through the Website.

• System: Online communications infrastructure provided via the Website, including web-based email, message boards, live chat, and email links.

• User / Users: Any third party accessing the Website who is not employed by Avaans Learn in the course of their employment.

• Website: www.avaans-learn.com and any sub-domains, unless expressly excluded.

2. Age Requirement

By using this Website, you confirm that you are at least 16 years old. If you are under 16, you must not provide any personal data or access Services that require registration.

3. Data We Collect

We may collect the following personal data:

• Name, date of birth, job title, profession,employer name

• Contact information (email, phone)

• Account information (username, password)

• Payment information is processed directly by Stripe or via bank transfer and is not stored by Avaans Learn

• IP address, browser type, operating system

• Activity logs on the Website

• Cookie information (necessary and analytics/marketing cookies)

• Google Analytics tracking data (including behavioral profiling)

4. Legal Basis for Processing

We process your personal data on the following basis:

  • Purpose Legal Basis
  • Providing Services / Account access Contractual necessity
  • Accounting and legal compliance Legal obligation
  • Marketing communications (email) : Consent (opt-in)
  • Website analytics and profiling : Consent (for non-essential cookies and behavioral tracking)

5. How We Use Your Data

We may use your data to:

• Provide and maintain your account and access to Services

• Improve our products and Services

• Send marketing communications only if you have opted in

• Conduct website analytics and behavioral profiling

• Comply with accounting and audit requirements

Note: Payment data is never stored by Avaans Learn and is handled securely by Stripe or your bank.

Data is retained for the necessary duration:

• Accounting and legal obligations:

Financial records, invoices, proof of transactions, quotes, and contracts are retained for 5 years, in accordance with French legal requirements.

• Account information and activity logs:

Account details, user activity logs, and service-related records are retained for 5 years from the date of your account closure.

This retention period also allows LW to:

• support potential audits (e.g., DREETS or future Qualiopi audits), and

• maintain student records for practical needs, such as reissuing certificates, attestations, or training proof solely upon request.

After these periods, personal data is deleted or irreversibly anonymised unless a longer retention period is legally required (e.g., ongoing legal claims).

6. Cookies and Tracking

• Necessary cookies: Required for website functionality; no consent needed.

• Analytics/marketing cookies: Used for website improvement and marketing; require explicit consent.

• Google Analytics: Collects anonymized and behavioral data for analytics and profiling; consent required.

You can manage your cookie preferences in your browser settings or through the Website’s cookie banner.

7. Marketing Communications

• Marketing emails are sent only with your explicit consent.

• You may withdraw consent at any time via the unsubscribe link in any email.


8. Third-Party Services

We use third-party processors to provide Services, including:

• Stripe (payments, no data stored by us)

• Acumbamail (email marketing)

• Google Analytics (analytics and profiling)

• Learnworlds (site and course host)

All third-party providers are EU-hosted and bound by GDPR-compliant data processing agreements. Data is only shared to the extent necessary for them to provide their services.

9. Your Rights

Under GDPR, you have the following rights:

1. Right of Access – view the personal data we hold about you

2. Right to Rectification – correct inaccurate or incomplete data

3. Right to Erasure – request deletion of personal data (subject to legal retention requirements)

4. Right to Restrict Processing – limit the use of your data

5. Right to Data Portability – receive your data in a machine-readable format

6. Right to Object – object to processing for marketing or analytics

7. Rights related to Automated Decision-Making / Profiling – object to decisions based solely on automated processing

Requests can be made via your account portal or by contacting info@avaans-learn.com.

10. Security of Data

We implement appropriate technical and organizational measures to protect your personal data, including:

• HTTPS encryption for secure website communications

• Limited access to personal data for authorized personnel only

• Regular security audits to identify and address potential vulnerabilities

You acknowledge that this means that, despite our best efforts, there is always a residual risk of:

• Unauthorized access to data by third parties

• Accidental loss, corruption, or destruction of data

• Technical failures or security breaches beyond our control

Users also play a role in protecting their data. We recommend:

• Keeping your account credentials confidential

• Logging out after using shared devices

• Updating passwords regularly and choosing strong, unique passwords

In the unlikely event of a data breach that may pose a risk to your rights or freedoms, we will notify you and the relevant supervisory authority as required by GDPR.

11. Changes to This Policy

We may update this Privacy Policy to reflect changes in our practices or legal requirements. Significant changes will be highlighted on the Website. Continued use of the Website constitutes acceptance of the updated policy.

12. Data Transfers

All personal data is stored and processed within the EU/EEA. No international transfers outside the EU/EEA occur.

13. Contacting Us

For questions about this Privacy Policy or your personal data:

Email: info@avaans-learn.com

Address: Avaans Learn, 47 Boulevard des Courcelles, 75008 Paris



Date d’entrée en vigueur : 01 Janvier 2024
Cette politique de confidentialité s’applique entre vous, l’utilisateur de ce site www.avaans-learn.com, et Avaans Learn controlleur de données du site www.avaans-learn.com via Learnworlds. Elle explique comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et à toute autre loi applicable en matière de protection des données.
En utilisant ce site Web, vous acceptez les pratiques décrites dans cette politique.
1. Définitions et Interprétation
Dans cette politique, les termes suivants ont les significations indiquées ci-dessous :
• Compte : Informations personnelles et identifiants utilisés par les utilisateurs pour accéder au contenu et aux systèmes de communication du site Web.
• Contenu : Tout texte, graphique, image, audio, vidéo, logiciel, compilation de données ou autre information stockée sur le site Web.
• Cookie : Petit fichier texte placé sur votre appareil lors de la visite du site Web. Les cookies sont divisés en cookies nécessaires (essentiels pour le fonctionnement du site) et cookies analytiques/marketing (nécessitant votre consentement).
• Données / Données personnelles : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, y compris les informations de compte, les coordonnées, les journaux d’activité et les informations soumises via nos services.
• Avaans Learn : Avaans Learn, 47 Boulevard des Courcelles, 75008 Paris.
• Service : Toutes les installations, outils ou informations en ligne mises à disposition sur le site Web.
• Système : Infrastructure de communication en ligne fournie via le site Web, y compris le courrier électronique en ligne, les forums, le chat en direct et les liens email.
• Utilisateur / Utilisateurs : Toute tierce personne accédant au site Web et n’étant pas employée par Avaans Learn dans le cadre de son emploi.
• Site Web : www.avaans-learn.com et tous les sous-domaines, sauf exclusion expresse.
2. Exigence d’âge
En utilisant ce site Web, vous confirmez que vous avez au moins 16 ans. Si vous avez moins de 16 ans, vous ne devez fournir aucune donnée personnelle ni accéder aux services nécessitant une inscription.
3. Données que nous collectons
Nous pouvons collecter les données personnelles suivantes :
• Nom, date de naissance, fonction, profession
• Coordonnées (email, téléphone)
• Informations de compte (nom d’utilisateur, mot de passe)
• Les informations de paiement sont traitées directement par Stripe ou par virement bancaire et ne sont pas stockées par Avaans Learn
• Adresse IP, type de navigateur, système d’exploitation
• Journaux d’activité sur le site Web
• Informations sur les cookies (cookies nécessaires et analytiques/marketing)
• Données de suivi Google Analytics (y compris le profilage comportemental)
4. Base légale du traitement
Nous traitons vos données personnelles sur les bases suivantes :
  • Finalité Base légale
  • Fourniture des services / Accès au compte Nécessité contractuelle
  • Conformité aux obligations comptables et légales Obligation légale
  • Communications marketing (email) Consentement (opt-in)
Analyses du site Web et profilage Consentement (pour les cookies non essentiels et le suivi comportemental)
5. Utilisation de vos données
Nous pouvons utiliser vos données pour :
• Fournir et maintenir votre compte et l’accès aux services
• Améliorer nos produits et services
• Envoyer des communications marketing uniquement si vous avez donné votre consentement
• Effectuer des analyses du site Web et du profilage comportemental
• Respecter les obligations comptables et légales
Remarque : Les informations de paiement ne sont jamais stockées par Avaans Learn et sont traitées de manière sécurisée par Stripe ou votre banque.
Durée de conservation des données
• Obligations comptables et légales :
Les documents financiers, factures, preuves de transactions, devis et contrats sont conservés pendant 5 ans, conformément aux exigences légales françaises.
• Informations de compte et journaux d’activité :
Les informations de compte, journaux d’activité et données liées aux services sont conservées pendant 5 ans à compter de votre dernière activité ou de la fermeture du compte.
Cette durée de conservation permet également à Avaans Learn de :
• répondre à d’éventuels audits, et
• conserver les dossiers des apprenants pour des besoins pratiques, tels que la réémission de certificats, attestations ou preuves de formation uniquement sur demande.
À l’issue de ces périodes, les données personnelles sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible, sauf si une durée plus longue est imposée par la loi (ex. : litiges en cours).
6. Cookies et suivi
• Cookies nécessaires : Indispensables pour le fonctionnement du site ; aucun consentement requis.
• Cookies analytiques/marketing : Utilisés pour améliorer le site et le marketing ; nécessitent un consentement explicite.
• Google Analytics : Collecte des données anonymisées et comportementales à des fins d’analyse et de profilage ; le consentement est requis.
Vous pouvez gérer vos préférences de cookies dans les paramètres de votre navigateur ou via la bannière de consentement sur le site Web.
7. Communications marketing
• Les emails marketing sont envoyés uniquement avec votre consentement explicite.
• Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via les paramètres cookies de votre compte ou le lien de désabonnement dans chaque email.

8. Services tiers
Nous utilisons des prestataires tiers pour fournir des services, notamment :
• Stripe (paiements, aucune donnée stockée par nous)
• Acumbamail (email marketing)
• Google Analytics (analyse et profilage)
• Learnworlds (hebergement du site et gestion opérationnelle des formations)
Tous les prestataires tiers sont hébergés dans l’UE et liés par des accords de traitement de données conformes au RGPD. Les données ne sont partagées que dans la mesure nécessaire pour la fourniture des services.
9. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
1. Droit d’accès – consulter les données personnelles que nous détenons sur vous
2. Droit de rectification – corriger les données inexactes ou incomplètes
3. Droit à l’effacement – demander la suppression des données personnelles (sous réserve des obligations légales de conservation)
4. Droit de limitation du traitement – limiter l’utilisation de vos données
5. Droit à la portabilité des données – recevoir vos données dans un format lisible par machine
6. Droit d’opposition – s’opposer au traitement à des fins marketing ou analytiques
7. Droits liés à la prise de décision automatisée / profilage – s’opposer aux décisions basées uniquement sur un traitement automatisé
Les demandes peuvent être faites via votre portail de compte ou en contactant info@avaans-learn.com.
10. Sécurité des données
Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles, notamment :
• Chiffrement HTTPS pour les communications sur le site Web
• Accès limité aux données personnelles uniquement pour le personnel autorisé
• Audits de sécurité réguliers pour identifier et corriger les vulnérabilités potentielles
Vous reconnaissez que cela signifie que, malgré nos meilleurs efforts, il existe toujours un risque résiduel de :
• Accès non autorisé aux données par des tiers
• Perte, corruption ou destruction accidentelle des données
• Défaillances techniques ou violations de sécurité échappant à notre contrôle
Les utilisateurs ont également un rôle à jouer dans la protection de leurs données. Nous recommandons :
• De garder vos identifiants de compte confidentiels
• De vous déconnecter après utilisation sur des appareils partagés
• De mettre à jour vos mots de passe régulièrement et de choisir des mots de passe forts et uniques
En cas de violation de données pouvant présenter un risque pour vos droits ou libertés, nous vous informerons ainsi que l’autorité de protection des données compétente, conformément au RGPD.
11. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité pour refléter les changements dans nos pratiques ou les exigences légales. Les changements importants seront signalés sur le site Web. La poursuite de l’utilisation du site Web constitue l’acceptation de la politique mise à jour.
12. Transferts de données
Toutes les données personnelles sont stockées et traitées au sein de l’UE/EEE. Aucun transfert international en dehors de l’UE/EEE n’a lieu.
13. Nous contacter
Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou vos données personnelles :
Email : info@avaans-learn.com
Adresse : Avaans Learn, 47 Boulevard des Courcelles, 75008 Paris

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